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幼稚園児でもできた!タスク管理超入門から学ぶ、タスク管理の基礎の基礎

どーも、しろくまくん(@banban1971)です。

 

この記事では、

ToDoリストを作ってみたものの、全く活用できていない・・・

リストにずっと残ったままのタスクがある・・・

そんなあなたに↓の書籍で学んだ「タスク管理の基礎の基礎」をお伝えします!

 

タスク管理の基礎の基礎1 タスクを集める

まずはとにかく気になっていることを書き出してみましょう。

僕は↓のようにホワイトボードに全て書きだしてみました。

  • やらなければならないこと(課題など)
  • やりたいこと(○○に行きたいなど)
  • やっておいた方が良いこと(病院に行くなど)

なんでも思いついたものを片っ端から書き出してみてください。

 

注意! この時点で書き出したものを分類しようとしないこと

タスク管理の基礎の基礎2 タスクを処理する

次に、書き出したタスクを1つずつ処理していきます。

どうせやらないこと、やる必要のないことを消す

思いついて書き出したものの、

やる必要はないし、結局やらなさそ~。

ってものについては思い切って消してしまいましょう!

 

やらないことをまず決めるのが、タスク管理の肝です。

誰かに任せられることは任せる

次に

  • 自分ではできないタスク
  • 自分でもできるけど、誰かに任せた方が早く終わるタスク

については、任せてしまいましょう!

タスクを細かく分ける

「レポートを書く」

「今月中に10冊本を読む」

といった大きなタスクのままでは、どうしても面倒くささが先に出てなかなか手をつけられません。

 

こういった大きなタスクは、

レポートを書く→資料を集める+構成を決める+序論を書く+本文を書く+結論を書く

今月中に10冊本を読む→毎日、帰りの電車の中は本を読む

といったように

  • すぐに取りかかれる部分まで細かく
  • 具体的な行動に置き換える

などして実行しやすくしてしまいましょう。

すぐにやれるタスクをやる

書き出したタスクの中で、「5分以内に終わらせることができるもの」についてはこの場で今すぐ全部終わらせてしまいましょう!

タスクをやる日を決め、カレンダーに書き込む

ここまでで残っているタスクについては、

やる日を決めて今すぐスケジュール帳に書き込んでください!

「Googleカレンダー」を使うと↓のように、空いている時間が視覚化できてお薦めです。

 

タスク管理の基礎の基礎3 タスクを整理する

僕は、毎日寝る前に明日必ずやることをスケジュール帳に書き込んでから寝るようにしています↓

 

 

必ずやることを明確にしておくことで、どこから取りかかろうか迷っている時間を省くことができますよ。

タスク管理の基礎の基礎4 タスクを実行する

忘れそうなタスクはリマインダーを設定

「Googleカレンダー」を使えば、リマインダーを設定することも出来ます!

しろくまくん
しろくまくん

Googleカレンダー有能過ぎくま。

 

時間の見積もりは多目にとる

タスクをスケジュールに組み込むときは、自分がタスク完了にかかると思った時間の1.3倍の時間で見積もりをしましょう。

 

案外やってみると時間がかかって予定通に仕事が進まないというのはよくあることです。

1日の終わりに余白の時間を作る

時間の見積もりを多目にとっていても、予定通に仕事が進まないことは多々あります。

そんな場合に備えて、1日の終わりに余白の時間を作っておきましょう!

 

しろくまくん
しろくまくん

もしタスクが終わらないときはこの時間を利用するくま!

予定通りタスクが終わった日は読書をしたり、余暇を楽しむのも良いですね!

タスク管理の基礎の基礎5 タスクを管理する

完了したタスクを消す

完了したタスクはホワイトボードから消し去り、達成感を味わいましょう!

タスクの完了にかかった時間を記録する

何度も行なうタスクはExcelなどにかかった時間を記録しておくことで、そのタスクに必要な時間が正確にわかるようになります。

 

記録することでモチベーションアップにも繋がりますよ!

タスク管理超入門 まとめ

  1. まずは、タスクを全て洗い出す
  2. やらなくても良いものは消す
  3. 他の人に任せられるものは任せる
  4. すぐにできるものは終わらせる
  5. タスクを行なう日を決めて、手帳に書き込む

まずはここから始めてみましょう!!

 

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